Projekte im Griff behalten: Qualitätssicherung

Projekte im Griff behalten: Qualitätssicherung

Projekte im Griff behalten: Qualitätssicherung – Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Verfolgung und Überwachung Ihrer Projekte? Dies ist eine klassische Managementaufgabe. Hierfür sollten Sie genügend Ressourcen einplanen, um nicht überrascht zu werden. Immer wenn sich unvorhersehbare Probleme häufen, die Ausfallquote Ihrer Mitarbeiter ungewöhnlich hoch ist oder zusätzlich Forderungen zur Projekterfüllung gestellt werden, droht das ganze Projekt aus dem Ruder zu laufen. Qualitätssicherung bietet sich auch an, um sie ihr Ihre Arbeitsmethodik zu nutzen, etwa bei der Ablage oder Kommunikation.

Die Elemente

Unter Qualitätsmanagement versteht man alle Maßnahmen zur Planung, Steuerung und Überwachung der Qualität des betrieblichen Prozesses beziehungsweise des Ergebnisses. Es umfasst somit:

• Planung
• Lenkung und Kontrolle
• Verbesserung und
• Sicherung der Qualität

Total Quality Management (TCM) ist eines der unternehmens- und funktionsübergreifenden Konzepte des Qualitätsmanagements, bei dem es um die Optimierung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen durch Einbeziehung aller Mitarbeiter und stärkere Kundenorientierung geht. Es setzt – als umfassender Ansatz – Qualitätsbewusstsein und Fehlervermeidung in sämtlichen Phasen der Leistungserstellung voraus.

Die Voraussetzungen

Qualität können Sie nur erreichen und sicherstellen, wenn Sie sie von Beginn an in Ihrer Projektplanung als integralen Bestandteil auffassen:

• Vereinbaren Sie immer klare Qualitätsmerkmale und Richtlinien, und zwar schriftlich.
• Geben Sie Messgrößen (SOLL-Größen) für die Qualität eines Projektziels vor.
• Orientiert sich die Qualität am Bedarf? Informieren Sie Ihr Team und alle anderen Beteiligten über die angestrebte Qualität.
• Definieren Sie Kontrollmeilensteine (Projekt-Reviews), um die Qualität der Arbeit zu überprüfen (Vergleich SOLL vs. IST).
• Schaffen Sie eine Teamkultur , in der auftretende Probleme sofort erkannt und berichtigt werden,
• Ein angstfreies Kommunikationsklima gewährleistet diesen Informationstausch.

Fordern Sie immer auch Lösungsvorschläge von Ihren Mitarbeitern, um ein Ziel doch noch zu erreichen. Wer ein Problem zuerst erkennt, ist meist so nah dran an der Thematik, dass Sie auf seine Hilfe bei der Lösung verzichten sollten.

Nehmen Sie sich, zum Beispiel an den Kontrollmeilensteinen, immer wieder ausreichend Zeit, um sich einen Überblick zu verschaffen. So verhindern Sie bei Krisen blinden Aktionismus.

Das Frühwarnsystem 

So erfahren Sie immer rechtzeitig, noch vor der Entstehung von Problemen, von eventuellen Abweichungen und Verzögerungen.

• Regelmäßige Gespräche mit Ihren Mitarbeitern vermitteln ein Gespür dafür, was passieren könnte.
• Zu einem Frühwarnsystem gehört auch, dass alle Mitarbeiter wissen, wo im Projekt die Prioritäten liegen. Nur so können alle Beteiligten jederzeit einschätzen, wie sich das Projekt entwickelt und ob ein Problem aufgetaucht ist oder auftauchen könnte
• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter stets den zeitlichen Rahmen berücksichtigen. Sie sollten Ihnen von sich aus melden, wenn es Probleme oder Verspätungen gibt.

Das Projekt im Griff behalten: Mitarbeiter und externe Faktoren

• Erledigen alle Mitarbeiter die vorher definierten Aufgaben korrekt und termingerecht? Wenn es eigenmächtige Veränderungen und Abweichungen gibt, lassen Sie diese auf keinen Fall zu.
• Identifizieren sich alle Teammitglieder mit ihrem Projekt? Sie sollten Ihre Mitarbeiter nicht nur zu Beginn des Projekts für das Projektziel begeistern. Gerade in Krisenzeiten brauchen Sie das Engagement, die Kreativität und das Improvisationstalent Ihrer Mitarbeiter. Und all das leisten motivierte Mitarbeiter von selbst.
• Was ist der Grund für die Ausfallquote? Einzelne Mitarbeiter sind überfordert, die Motivation fehlt, es herrscht ein schlechtes Betriebsklima oder eine Grippewelle.
• Sind weitere Anforderungen hinzugekommen, die den Projektumfang erweitern? Handeln Sie mit Ihren Auftraggebern eine neue Zeitplanung aus.
• Gibt es neu externe Einflüsse, welche die Zielerreichung verhindern? Auch Markteinflüsse oder neue Vorschriften können eine Zielplanung erfordern.
• Welche Auswirkungen haben Verzögerungen auf das ganze Unternehmen? Führen Sie allen Beteiligten vor Augen, welche –finanziellen – Auswirkungen eine Verzögerung oder gar das Scheitern hätte.

Bennen Sie einen Qualitätsbeauftragten für alle laufenden Projekte, aber auch für „softe“ Themen wie alle Präsentationen Ihrer Abteilung. Vergessen Sie nicht: Putting more people on all late project makes it later.

Führung – Kommunikation – Teamentwicklung

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