Dringend vs. wichtig: sinnvolles Zeitmanagement

Dringend vs. wichtig: sinnvolles Zeitmanagement 

Der heimliche Traum vieler Führungskräfte – eines Tages all Abläufe und Verpflichtungen genau planen zu können und alles im Griff zu haben. Seit den Erkenntnissen der modernen Chaosforschung wissen wir, dass dies tatsächlich nur ein Traum bleiben kann.  Dennoch gibt es Hilfsmittel, die dazu beitragen, die immer wertvoller werdende Ressource Zeit sinnvoll zu gestalten.

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Zeitmanagement – warum? – Dringend vs. wichtig: sinnvolles Zeitmanagement

Durch ein gezieltes Zeitmanagement gewinnen Sie mehr Zeit, die Sie frei nutzen können. So kommen Sie aus dem Gefühl, nur noch reagieren zu können, wieder zu dem er- wünschten Zustand des aktiven Handelns. Dies ermöglicht Ihnen, mehr Zufriedenheit im beruflichen Alltag zu finden, und vermeidet das bekannte Burnout-Syndrom. Sinnvolles Zeitmanagement unterstützt Sie nicht nur dabei, Zeit zu gewinnen, sondern auch dabei, die wirklich wesentlichen Aufgaben zu erledigen. Die konsequente Ausrichtung auf das Wesentliche hilft Ihnen, die wichtigen Dinge im Blick zu behalten. So können Sie in Ihrem Führungsalltag bereits im Vorfeld notwendige Veränderungen, Probleme oder Krisenherde erkennen. Recht- zeitiges Handeln erspart Ihnen hier wiederum viel Zeit und hilft, die Ressourcen konstruktiv zu nutzen.

Die vier Quadranten – Dringend vs. wichtig: sinnvolles Zeitmanagement

Dringend vs. wichtig: sinnvolles Zeitmanagement – Was bedeutet dringend und wichtig?

• Halten wir uns zu sehr mit Tätigkeiten (Krisen und Problemen) aus Quadrant 1 auf, so haben wir das Gefühl, nur noch Krisenmanager zu sein und von einem Problem zum nächsten zu hetzen.
• Es gibt Führungskräfte, die viel Zeit in Quadrant 3 verbringen und meinen, sie seien in Quadrant 1. Oft beruht hier die Dringlichkeit auf Prioritäten und Erwartungen anderer.
• Effektive Führungskräfte verwenden wenig Energie für Aktivitäten aus Quadrant 3 und 4 und minimieren die Aktivitäten aus Quadrant 1. Sie bewegen Sich in Quadrant 2 (Beziehungen, Netzwerke, Planung), denken in Chancen und nicht in Problemen und handeln vorausschauend.

Dringend vs. wichtig: sinnvolles Zeitmanagement – Hin zu mehr Quadrant-2-Tätigkeiten

• Planen Sie für eine Woche und nicht für jeden Tag: Um Termine für Ihren Prioritäten festsetzen zu können, eignet sich am besten die Wochenplanung.
• Setzen Sie Prioritäten: Unterteilen Sie Ihren Wochenplan in folgende Spalten: Prioritäten der Woche, Prioritäten für den einzelnen Tag, Verabredungen. Planen Sie jede Woche Zeit für Ihre physischen, mentalen, spirituellen und sozialen Bedürfnisse ein.
• Delegieren Sie Aufgaben: Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die Sie delegieren möchten, und eine Liste der Mitarbeiter, die dafür verantwortlich sein könnten.

Was noch hilfreich ist – Dringend vs. wichtig: sinnvolles Zeitmanagement

• Meiden Sie Perfektionismus: Er bremst, macht unzufrieden und kostet Zeit. Denken Sie an das Pareto-Prinzip
• Verplanen Sie nicht die ganze Woche: Da immer mit Unvorhergesehenem zu rechnen ist, verplanen Sie nur 40-50 Prozent Ihrer Zeit. So haben Sie Zeitpuffer.
• Realistische Einschätzung von Zeitbedarfen und Zeitlimits: Stress lässt sich häufig vermeiden, indem der Zeitbedarf für Aktivitäten und Aufgaben realistisch eingeschätzt wird
•  Ziele setzen: So verlieren Sie sich nicht in Einzelheiten.
• Gute Planung und Vorbereitung: Schlecht geplante Meetings und Sitzungen sind oft richtige Zeitfresser.