Besprechungen planen – Mehr Erfolg in Meetings

Besprechungen planen 

Besprechungen (Meetings, Sitzungen oder Konferenzen) sind nötig, keine Frage. Nur hier können Gruppen sich treffen und Informationen austauschen, Probleme lösen und nicht zuletzt ein Gemeinschaftsgefühl entwickeln. Jede Besprechungen braucht eine zielgerichtete Vorbereitung. Dafür ist nicht nur der Leiter verantwortlich, sondern auch jeder Teilnehmer. Im folgenden ein paar Tipps zu Besprechungen lesen zielgerichteten Planung und Vorbereitung.

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Aufwendungsfelder und Modelle – Besprechungen planen

 Für Besprechungen gibt es im Wesentlichen vier Anwendungsfehler:

• Informationsvermittlungen
• Entscheidungsvorbereitungen und –Besprechung
• Problemlösung
• Ideen kreativ entwickeln und sammeln
• Dafür bieten sich wiederum zwei Modelle in der Durchführung an:
• Besprechung zu zweit oder zu mehreren, etwa am runden Tisch
• Dieses Modell lässt sich zum Beispiel auch bei einem gemeinsamen, informellen Essen umsetzen
• Moderation zum Beispiel im Halbkreis vor Flipchart für Workshops – dies macht dieses Modell zwangsläufig <offizieller>

Zwei Modelle im Überblick – Besprechungen planen

Für Ihre Zeitplanung – Besprechungen planen

• Laden Sie rechtzeitig alle Beteiligten ein, und informieren Sie über die Agenda.
• Reservieren Sie Raum und Präsentationstechnik
• Senden Sie Protokoll und Aktivitätenplan spätestens drei Tage nach der Besprechung an alle Teilnehmer

Besprechungen planen – Die Vorbereitungen im Vorfeld

• Legen Sie ein klares, realistisches, positives und messbares Ziel fest.
• Handelt es sich um Informationen, Problemlösungen oder Entscheidungen?
• Bestimmen Sie, wer alles teilenehmen soll
• Was muss alles vorbereitet werden? – Raum, Technik, Getränke, Medien etc.
• Setzen Sie einen festen Zeitrahmen: maximal 90 Minuten, eventuell mit Pausen
• Teilnehmer einladen: Ziel nennen, Agenda, Zeit und um Teilnahmebestätigung bitten
• Planen Sie den Ablauf der Sitzung konkret, indem Sie sich Gedanken über die Einleitung, die einzelnen Arbeitsphasen und über einen gelungenen Abschluss machen.

Direkt vor der Besprechung – Besprechungen planen

• Sorgen Sie für einen ausreichend großen, möglichst freundlichen Raum.
• Der Raum sollte eine Sitzordnung ermöglichen, die den gegenseitigen Blickkontakt der Teilnehmer ermöglicht
• Halten Sie ausreichendes Präsentationsmaterial bereit
• Bereiten Sie die notwendigen Besprechungsunterlagen vor, und fertigen Sie von Handouts ein paar Reserveexemplare an, falls diese benötigt werden.
• Sorgen Sie für Getränke wie Mineralwasser, Kaffee und Tee

Dos & Don´ts – Besprechungen planen

• Überfachten Sie nicht Ihre Agenda
• Trennen Sie klar Informationsermittlung von Entscheidungsvorbereitung und – Besprechung und Problemlösung
• Entscheidungen, die nur mitgeteilt werden und nicht zur Diskussion stehen, müssen auch so vermittelt werden. Hier sind viele Führungskräfte oft selbst ambivalent und erzeugen dadurch Konflikte.
• Laden Sie nur ein, wer auch wirklich gebraucht wird.
• Sie sollten immer dabei sein: die fachlich Kompetenten und Erfahrenen, die Entscheider, die betroffenen und – falls nötig – die „politisch“ Unverzichtbaren.